工程师如何高效率开会、避免无效会议?

在 《资深工程师的思考力 — 开会与反思检讨的提问》 一文中，我们有谈到资深工程师可以在会议当中提哪些问题，借此让思考更加完整，同时也让会议结果更理想。在这一期的主题文，我们会从另一个角度切入来谈开会这件事。具体来说，我们会从「假如你今天是会议负责人或主持人，要如何确保会议能高效进行?」这个角度来谈。

因为主持会议与带讨论，是很多工程师迈向资深时必须面对的门槛，特别是当成为团队或技术的负责人，基本上免不了要带技术设计的会议讨论，因此如果你过去对如何带会议的讨论没有头绪，推荐可以参考这篇主题文提到的具体方法。

会议前要先做的准备

谈到开会，很多人可能只会想到会议当下，但事实上要开好一场会，事前的准备很重要，以下是我们推荐在会议前准备要先思考的面向。

确保会议有明确的目标

首先，会议前准备最重要的点是「会议目标要足够明确」。如果没有明确的目标，那会变得一群人不知道在讨论什么，这是导致会议无效最常见的原因。要检视是否有良好目标的一个有效方式，是问「我希望透过这场会议改变什么?」，然后先写下有会议跟没有的差别是什么。

更进一步说，不同目标的会议，会有不同的开法，不该用单一种方式来开所有类型的会议。如果会议目标是达成做出某个决策，用发散搜集想法与回馈的开法来进行，很可能到会议结束仍无法做出决策，就会让目标无法被达到。反之，如果是希望透过会议来发散，假如在会议中有人急着要下结论，也会让发散的效果不佳。

以下列出常见的会议类型，以及对应可以达到的改变

• 资讯同步型：这类会议是分享资讯与同步为主，通常不会有过多的讨论。常见的公司全员会议 (all-hands meeting)，就是典型的资讯同步型。可以透过这类会议达成的改变，是原本与会者不知道某个重要资讯，但是在会议后能掌握某个新资讯
• 关系建立型：这类会议是以关系建立为主，会议是以促成平常没有机会接触的人交流，建立关系本身就是目的，因此多半不会有决策在这类会议发生。可以透过这类会议达成的改变，是原本与会者彼此关系与交情淡薄，在会议彼此更熟悉、关系更好。
• 发散型：这类会议是以发散想法为主，例如常见的脑力激荡会议 (brainstorming meeting) 或者是邀请不同类参与者给回馈的会议。可以透过这类会议达成的改变，是原本对某个主题的想法有限，在会议后能有更多观点的想法。
• 决策型：这类会议有明确的决策目标，在会议中会有讨论与交流，讨论的目的是要指引最终的某个决策。可以透过这类会议达成的改变，是原本某个无法推进的事项，能够在会议后有明确可往下的决策。

在上面四种常见的会议类型中，工程师比较常会需要开后两种类型。特别是在技术设计相关的讨论，可能会需要广泛搜集不同方的想法，同时也会需要有会议来定夺最终的设计方案。因为会议的目标很不同，这两种会议的开法也会很不同，在下个段落我们会特别来谈如何开这两种不同的会议。

确定会议是必要的

不过，不论是哪一种类型的会议，最重要先确定会议的目的；因为当目的清楚后，就能有效判断谁该参加、谁没有一定要参加。如先前在 《资深工程师的思考力 — 开会与反思检讨的提问》 一文谈到的，每个会议都是有成本的，当某个非必要的人，没有把时间花在会议上，就等同于那个人的时间能释放出来做其他有生产力的事。

因此，如果你已经是团队中的资深工程师，一个更重要必须问的问题是「这个会议真的有必要存在吗?」 以及「真的每个与会者都是必要的吗?」。如果会议目标不明确，就先弄清楚，不然不要召开会议；同样地，假如某个人没有必要真的参加会议，可以点出这件事，让那个人的时间能够被释放出来，去做其他更重要的事情。

先前 Shopify 创办人兼执行长 Tobi Lutke 曾发过一篇贴文谈这个点。他的总结是，当越少会议，就越多时间能专注在把事情做好。他的原文是说 Companies need to occasionally delete all recurrent meetings to stay healthy. This works because it creates back pressure that all meetings have to be rejustified on merit. Fewer meetings: more focus on craft.

确保会议时间没有过长

除了开会的目标要明确，要让会议有效率，会议时间的设定也很关键。很多让人觉得很冗长的会议，很常是因为会议时间过长，原本可以快速解决的会议，却拉了一个很长的时间。因为时间拉长，与会者就容易宽容无意义的讨论，造成会议的无效率。

更进一步说，如果一个可以一小时完成的会议，拖到两个小时，假如有十个人参与，那等于浪费了 20 小时的生产；如果有更多人参与，那浪费会更多。因此会推荐，在准备会议前，先检视所需的会议时间。如果能半小时完成的会议，就不要排一个小时。这样在会议中，如果有一些走偏掉、会太过细碎的讨论，就可以打断并说「因为时间有限，让我们专注在最核心的部分」，借此来让会议更聚焦也更高效。

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在谈完以上的重点，接下来我们会进一步谈在实际会议时，有哪些能具体使用的方法，确保能高效率完成会议。 这些点我们在 E+ 成长计划的主题文都有更详细谈到，推荐感兴趣的读者阅读。

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