工程師如何高效率開會、避免無效會議?

在 《資深工程師的思考力 — 開會與反思檢討的提問》 一文中，我們有談到資深工程師可以在會議當中提哪些問題，藉此讓思考更加完整，同時也讓會議結果更理想。在這一期的主題文，我們會從另一個角度切入來談開會這件事。具體來說，我們會從「假如你今天是會議負責人或主持人，要如何確保會議能高效進行?」這個角度來談。

因為主持會議與帶討論，是很多工程師邁向資深時必須面對的門檻，特別是當成為團隊或技術的負責人，基本上免不了要帶技術設計的會議討論，因此如果你過去對如何帶會議的討論沒有頭緒，推薦可以參考這篇主題文提到的具體方法。

會議前要先做的準備

談到開會，很多人可能只會想到會議當下，但事實上要開好一場會，事前的準備很重要，以下是我們推薦在會議前準備要先思考的面向。

確保會議有明確的目標

首先，會議前準備最重要的點是「會議目標要足夠明確」。如果沒有明確的目標，那會變得一群人不知道在討論什麼，這是導致會議無效最常見的原因。要檢視是否有良好目標的一個有效方式，是問「我希望透過這場會議改變什麼?」，然後先寫下有會議跟沒有的差別是什麼。

更進一步說，不同目標的會議，會有不同的開法，不該用單一種方式來開所有類型的會議。如果會議目標是達成做出某個決策，用發散搜集想法與回饋的開法來進行，很可能到會議結束仍無法做出決策，就會讓目標無法被達到。反之，如果是希望透過會議來發散，假如在會議中有人急著要下結論，也會讓發散的效果不佳。

以下列出常見的會議類型，以及對應可以達到的改變

• 資訊同步型：這類會議是分享資訊與同步為主，通常不會有過多的討論。常見的公司全員會議 (all-hands meeting)，就是典型的資訊同步型。可以透過這類會議達成的改變，是原本與會者不知道某個重要資訊，但是在會議後能掌握某個新資訊
• 關係建立型：這類會議是以關係建立為主，會議是以促成平常沒有機會接觸的人交流，建立關係本身就是目的，因此多半不會有決策在這類會議發生。可以透過這類會議達成的改變，是原本與會者彼此關係與交情淡薄，在會議彼此更熟悉、關係更好。
• 發散型：這類會議是以發散想法為主，例如常見的腦力激盪會議 (brainstorming meeting) 或者是邀請不同類參與者給回饋的會議。可以透過這類會議達成的改變，是原本對某個主題的想法有限，在會議後能有更多觀點的想法。
• 決策型：這類會議有明確的決策目標，在會議中會有討論與交流，討論的目的是要指引最終的某個決策。可以透過這類會議達成的改變，是原本某個無法推進的事項，能夠在會議後有明確可往下的決策。

在上面四種常見的會議類型中，工程師比較常會需要開後兩種類型。特別是在技術設計相關的討論，可能會需要廣泛搜集不同方的想法，同時也會需要有會議來定奪最終的設計方案。因為會議的目標很不同，這兩種會議的開法也會很不同，在下個段落我們會特別來談如何開這兩種不同的會議。

確定會議是必要的

不過，不論是哪一種類型的會議，最重要先確定會議的目的；因為當目的清楚後，就能有效判斷誰該參加、誰沒有一定要參加。如先前在 《資深工程師的思考力 — 開會與反思檢討的提問》 一文談到的，每個會議都是有成本的，當某個非必要的人，沒有把時間花在會議上，就等同於那個人的時間能釋放出來做其他有生產力的事。

因此，如果你已經是團隊中的資深工程師，一個更重要必須問的問題是「這個會議真的有必要存在嗎?」 以及「真的每個與會者都是必要的嗎?」。如果會議目標不明確，就先弄清楚，不然不要召開會議；同樣地，假如某個人沒有必要真的參加會議，可以點出這件事，讓那個人的時間能夠被釋放出來，去做其他更重要的事情。

先前 Shopify 創辦人兼執行長 Tobi Lutke 曾發過一篇貼文談這個點。他的總結是，當越少會議，就越多時間能專注在把事情做好。他的原文是說 Companies need to occasionally delete all recurrent meetings to stay healthy. This works because it creates back pressure that all meetings have to be rejustified on merit. Fewer meetings: more focus on craft.

確保會議時間沒有過長

除了開會的目標要明確，要讓會議有效率，會議時間的設定也很關鍵。很多讓人覺得很冗長的會議，很常是因為會議時間過長，原本可以快速解決的會議，卻拉了一個很長的時間。因為時間拉長，與會者就容易寬容無意義的討論，造成會議的無效率。

更進一步說，如果一個可以一小時完成的會議，拖到兩個小時，假如有十個人參與，那等於浪費了 20 小時的生產；如果有更多人參與，那浪費會更多。因此會推薦，在準備會議前，先檢視所需的會議時間。如果能半小時完成的會議，就不要排一個小時。這樣在會議中，如果有一些走偏掉、會太過細碎的討論，就可以打斷並說「因為時間有限，讓我們專注在最核心的部分」，藉此來讓會議更聚焦也更高效。

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在談完以上的重點，接下來我們會進一步談在實際會議時，有哪些能具體使用的方法，確保能高效率完成會議。 這些點我們在 E+ 成長計畫的主題文都有更詳細談到，推薦感興趣的讀者閱讀。

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