如何有效主持會議、高效帶技術討論?

在上一期的《成為高效工程師》主題文中，我們談了工程師要如何高效率開會、避免無效會議?；在這一期的主題文中，我們會延續「會議負責人」這個角度來談，如何有效主持會議、高效帶技術討論?

除了 《 如何高效率開會、避免無效會議? 》一文中提到的不同會議可以進行的方式；想要讓會議有效，善用一些會議主持技巧，會幫助很大。具體來說，在這期主題文，我們會談主持會議時要具備的思維，以及具體在主持會議時，可以如何更有效帶好討論。

身為會議負責人應該要有的思維

在《 如何高效率開會、避免無效會議? 》一文中，我們有談到開會時推薦要做的準備，但是在這些準備之餘，搭配對應的思維也很重要。以下談兩點是我們過去在會議中，自己曾經犯過的思維問題，以及推薦如何調整。

確保參加的人不會浪費時間

第一個思維問題是「不敢主動把人從會議名單中移除」。相信多數人職涯中，或多或少遇過覺得自己參加了一個浪費自己時間的會議；或者是在某個會議中，發現許多人走神做自己的事，沒有真的把心思投入在會議上。這種都是很典型的「某個人不該在某個會議中，但還是被邀進會議」的表徵。

Meta 技術長 Andrew Bosworth 寫過一篇《Time > Money》，談到時間珍貴且重要性，但是人們經常不善待自己的時間；多數人不會輕易借錢給別人，卻很常輕易地答應參加某場對自己沒幫助的會議，浪費了自己寶貴的時間。

他進一步說，召開會議的人該負擔極大的責任，來確保參加會議的人，真的應該在會議當中。如果是不相關，或者對會議沒貢獻的人，會議的負責人應該毫不猶豫地把這些人從名單中移除。與此同時，如果參加的人認為自己有更重要的事，會議負責人也要營造讓對方能夠自由決定不參加的氛圍，不該讓對方因為不參加會議而感到有壓力或不愉快。

一個簡單能做判斷的方法，是邀請某個人進到會議中，參加的人是否會全神貫注投入，還是會開始做其他事、用手機。假如會有這些行為，代表該會議對那個人來說可能不夠有價值，不值得花費該人的時間。

Andrew Bosworth 的觀點非常精闢，身為會議的負責人，推薦大家在開會前先快速篩過一遍，確保所有的與會者，真的都需要把他們寶貴的時間花在該會議上。不要對於「把人移除」有疑慮，而是要把「移除」當成讓對方能把時間花在更該花的事上，是為對方好。

「引導者」的思維

第二個思維的問題是「認為身為會議負責人，就應該要主導會議」。假如某一個會議是資訊同步型的會議，由特定的人來主導分享資訊，這種做法沒有問題。然而，假如會議是屬於發想型、決策型的會議，由特定人主導會議，往往會得到比較差的結果。

比起主導，更推薦用「引導 facilitate」的方式來進行。所謂的引導，最重要的任務是把參與者最好的一面、最深刻的洞見給引出來。換句話說，身為會議負責人，比起自己說話大聲，應該把重點放在讓每個人都能安心地大聲表達自己的意見。比起自己講出讓人覺得聰明的想法，應該把重點放在讓每個人能夠把自己最好的點子拋出來。

因此，推薦身為會議負責人，在進到會議前，要先有「我今天的任務是確保每個人都能在會議中有最好的貢獻」的自我建設，這樣才能確保會議是最有效進行的。

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以上是身為會議負責人應該要有的思維，在 E+ 成長計畫中，我們有更深入的主題文，來談在會議時，可以如何具體帶討論。對更深入了解這個主題，以及其他前後端開發、軟體工程主題感興趣的讀者，歡迎加入 E+ 成長計畫一起成長 (連結)。