工程師技術溝通策略:如何有效同理與表達觀點

2024年9月30日

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在工程師的職涯當中,除了寫程式與技術文件外,有不小一部分是要做技術溝通。技術溝通包含在技術在程式碼審查 (code review) 時,讓其他人知道你的技術觀點、評審 (technical review) 時講解你的技術設計、跟產品經理討論時協助對方理解技術面的考量,甚至在年度績效考核時讓別人知道你做過的貢獻,這些都是溝通的範疇。

在之前文章 如何做好向上管理?與主管溝通的 6 個技巧 中,我們有談到跟主管的溝通,是向上管理中很重要的環節之一。因此,在這期的主題文,我們將會更聚焦在溝通這個主題上,分享一些過去我們學到且實際用過的方法,讓讀者們未來在需要溝通的場合中,都能更加高效。

不要急著提出解答,先同理對方

Paul Graham 先前曾發過一則推文,談到他花很多時間才終於理解,很多時候大家尋求的不是解答,而是尋求有人能夠同理自己。

Took me a long time to realize solutions aren't always what people want. Sometimes they just want someone to empathize with them.

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圖片來源:https://x.com/paulg/status/1763526153581527309

這篇推文得到很大的迴響,特別是在工程師的族群。許多工程師都是很問題解決導向,因此在職涯中忽略與他人的溝通,很多時候解決情緒比解決問題更重要。

如果在溝通時,對方談到自己目前所遇到的難處,推薦要適時表達你能理解該難處,展現你能同理。很多時候,比起解決問題,接住對方是溝通能否順利的關鍵。

在某些人遇到難處時,直接講道理很可能造成反效果,讓對方知道你聽到他們的困難、你能理解他們的困難,先把情緒處理好後,再來解決問題,往往會更有效。

而要做到表達理解,最簡單做到的方法,是在對方分享完自己遇到的難處後,讓對方知道你也覺得這種狀況很糟,並分享你過去的相關經驗。

因此,如果你過去也有「聽完問題就開始想如何解決」的習慣,或許下次可以試著調整,聽到問題後,先想想可以如何讓對方感受到同理。

亞里斯多德的三步驟表達法

在同理完對方後,假如你想要溝通你的觀點或者解法,有一個三步驟方法,據說是由古希臘哲學家亞里斯多德提出的 (連結),是我們自己非常愛用,且覺得很有效的方法。

這個表達方式,可以切分成三個部分,分別是:

  1. 先告訴別人你要講的東西 (Tell them what you will tell them)
  2. 接下來深入解釋重點脈絡 (Tell them)
  3. 會後總結你講的東西 (Tell them what you just told them)

第一步驟可以先建立聽眾的期待,讓聽眾知道接下來的重點會是什麼。

第二步驟詳細闡述重點,會因為有第一步驟的提點,讓聽眾在聽得時候,更知道自己在聽什麼。

而最後一步驟,則是幫忙再次總結,讓聽眾能夠再次溫習剛剛聽過的內容,加深聽眾的理解。

透過這三步驟的方法,能夠讓聽眾更有結構性的聽,理解起來也會變得更容易。

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關於有效溝通這個主題,我們在 E+ 成長計畫的主題文,詳細談了有效溝通的具體方法,工程師不只是寫程式,要溝通的場合其實非常多。如果你對如何有效溝通感興趣,歡迎加入 E+ 成長計畫。

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